Mensagem para retorno de pacientes odontológicos

A relação entre os profissionais que cuidam da saúde e as pessoas que pagam por esse serviço é bastante complexa. Ela acaba tendo um aspecto pessoal, a partir da melhora do paciente e da autoestima, e por isso torna-se importante manter uma comunicação adequada em todos os momentos de interação.

Quando existe uma falta, surge uma confusão na agenda do profissional e os cuidados iniciados podem ser comprometidos. Por diversas razões, é sempre essencial saber como enviar mensagem para retorno de pacientes odontológicos da forma certa.

Ela nada mais é do que uma forma de o profissional ou a clínica manterem o contato com aqueles que já realizaram serviços prévios. Tem um propósito importante de relembrar pessoas dos trabalhos bem feitos.

Porém, enviar um texto errado ou de forma ineficiente pode fazer com que o paciente não retorne ao local ou até mesmo decida nunca mais voltar. Com dicas simples, você pode acertar ao fazer esse comunicado e ainda fidelizar seus pacientes.

Este texto faz parte de uma série de informações que a redação do Centro de Desenvolvimento Odontológico (CDO) separou para apoiar os dentistas em suas ações de comunicação.

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Como deve ser uma mensagem para retorno de pacientes odontológicos?

Para esse texto, nós selecionamos 7 dicas importantes, as quais esclarecem como a mensagem deve ser.

É muito importante que a boa etiqueta seja seguida, a fim de que não exista ruído na comunicação e a tarefa traga bons resultados.

1 – Utilize múltiplos canais de comunicação

É muito comum que as pessoas não tenham um telefone fixo ou não chequem seus e-mails diariamente, o que em muitos casos torna difícil enviar mensagens.

O mais interessante, então, é possuir múltiplos canais de comunicação, a fim de conseguir encontrar as pessoas onde elas estão, se quiser que a mensagem para retorno de pacientes odontológicos alcance seu objetivo.

Quando o cadastro for realizado, no momento do atendimento, é válido perguntar qual método de contato o paciente prefere, seja ligação, SMS, via WhatsApp ou e-mail.

Seguir a preferência de cada pessoa aumenta as chances de que ela receba as mensagens enviadas.

2 – Conheça individualmente cada pessoa

É difícil se lembrar de todos os pacientes, especialmente quando o profissional trabalha incessantemente. Mesmo assim, é muito recomendado que o odontologista faça um esforço extra, visando saber ao menos o nome e um fato sobre cada uma das pessoas que atende.

Os cadastros e históricos odontológicos são muito úteis para ajudar os profissionais nesse sentido.

Na hora de enviar a mensagem para retorno de pacientes odontológicos, deve-se considerar essas informações, já que enviar um texto de retorno pós-cirúrgico é diferente de um para check-up.

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3 – Envie mensagens de aniversário e em datas comemorativas

Uma cortesia utilizada por várias empresas é o envio de mensagens em aniversários e datas especiais.

As mensagens de Natal e Ano Novo, por exemplo, podem ser compartilhadas nas redes do profissional, mas os recados de aniversário são entregues individualmente.

O objetivo dessa dica é demonstrar como a clínica ou o odontologista o valorizam.

Ao enviar essa mensagem para retorno de pacientes odontológicos, é imprescindível que não seja passada a impressão de que ela serve somente para trazer a pessoa de volta ao consultório, mas sirva como apreço genuíno.

4 – Preze pela educação e o respeito acima de tudo

Profissionais que prestam serviços estão sujeitos a todo tipo de tratamento. Essa é uma dura realidade do trato com públicos, mas uma que não deve ser refletida no comportamento de quem está realizando o trabalho. Independentemente de tudo, deve prevalecer o respeito.

Mensagens de retorno também seguem esse princípio, devendo começar e finalizar com cumprimentos.

Seja sucinto e objetivo (ou seja, não se estenda), mas não deixe a educação de lado no processo. A partir da recepção, a conversa pode caminhar para o retorno efetivo.

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5 – Relembre compromissos e consultas

Uma das principais funções da mensagem para retorno de pacientes odontológicos é relembrar compromissos prévios. É bastante comum que pessoas esqueçam que possuem uma consulta marcada, especialmente quando a data foi firmada com muita antecedência.

O mesmo vale para as situações em que o retorno ainda não foi marcado, mas é altamente recomendado, como é o caso dos check-ups regulares.

Para que não existam erros, é muito importante manter uma agenda atualizada com nomes e as datas corretas.

6 – Não envie mensagens inoportunas

Quando falamos sobre importunação, é importante observarmos três aspectos diferentes: a frequência, o conteúdo e o meio.

No primeiro caso, a etiqueta das mensagens é simples: jamais envie recados sequenciais ou em um curto período de tempo. Aguarde respostas.

Em relação ao conteúdo da mensagem para retorno de pacientes odontológicos, vale o que foi dito no tópico sobre educação e respeito.

Além disso, é também preciso considerar o meio, de acordo com a primeira dica deste texto. Se a pessoa preferir mensagens via WhatsApp, evite ao máximo realizar ligações telefônicas.

7 – Alterne entre a automação e o contato direto

A automação e o uso de tecnologias podem ser maneiras eficientes de agilizar o trabalho do profissional odontologista.

Algumas vezes, pacientes em potencial têm perguntas simples, as quais podem ser respondidas automaticamente. Nesses casos, faça uso dessas ferramentas.

Por outro lado, usar exclusivamente a automação para enviar uma mensagem para retorno de pacientes odontológicos não costuma ser recomendado, levando em conta que as pessoas possuem necessidades variadas. A fim de evitar gafes, esses recados devem ser individualizados.

Acima de tudo, é importante que o profissional ou a clínica onde atua tenham uma etiqueta previamente estabelecida, uma a qual possa ser consultada e utilizada por qualquer colaborador que fique encarregado de enviar mensagens.

Com uma grade curricular robusta, composta por cursos de imersão, atualização, aperfeiçoamento e especialização, o Centro de Desenvolvimento Odontológico (CDO) oferece a capacitação em temas atuais que vão ajudá-lo a expandir a sua formação.

Todos os cursos de imersão para dentistas do CDO possuem emissão de certificado de conclusão e são ministrados por profissionais atuantes e referências no atendimento especializado.

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